Ce este EPM - Enterprise Performance Management Software? Business Performance Management - BPM Software

Inainte de a raspunde in detaliu la intrebarile „Ce este EPM?” si „Ce face EPM?”, e necesar sa lamurim „Ce inseamna EPM?”. Asadar, EPM este acronimul pentru denumirea englezeasca a solutiei Enterprise Performance Management si, prin traducere in limba romana, inseamna Managementul Performantei Intreprinderii.

Alte denumiri ale solutiei sunt: Business Performance Management (BPM) – Managementul Performantei Afacerii; Corporate Performance Management (CPM) – Managementul Performantei Companiei; Financial Performance Management (FPM) – Managementul Performantei Financiare.

Enterprise Performance Management este o solutie software care presupune planificarea afacerii utilizand capabilitati de Business Intelligence si care are in vedere folosirea eficienta a resurselor disponibile, astfel incat sa fie atinse anumite obiective de business. Mai pe scurt, o definitie pentru EPM ar fi urmatoarea: Enterprise Performance Management este procesul de monitorizare a datelor generate de organizatie, cu scopul imbunatatirii performantei afacerii.

Scopul unui EPM software este de a monitoriza rezultatele operationale si financiare si de a le compara cu previziunile initiale, pentru ca in final sa imbunatateasca performanta afacerii. Sistemele software pentru managementul performantei afacerii vizeaza activitatile de planificare, finantare, prognozare si de raportare a performantei din organizatie.

Din perspectiva functiei financiar-contabile, un soft EPM ajuta companiile sa isi consolideze si sa finalizeze rezultatele financiare prin inchiderea registrelor. Pentru celelalte departamente, precum HR, Vanzari sau Logistica, este util in activitatile de planificare operationala, definire si urmarire a bugetelor, precum si raportare si analiza a datelor.

EPM sau Performance Management Software integreaza si analizeaza date din mai multe surse: din sisteme de planificare a resurselor – ERP, dar si din aplicatii de HR, sisteme CRM sau din alte baze de date si surse externe de date. Astfel, toate informatiile provenite din diferite surse sunt reunite intr-un singur loc, softul de business performance management oferind validarea si auditarea datelor, impreuna cu fluxuri de lucru integrate si o securitate ridicata.

Solutiile performante de tip BPM software sau CPM ajuta departamentele financiare sa reduca timpul si efortul depus pentru colectarea si manipularea datelor, permitand organizatiilor sa intreprinda mai multe activitati ce aduc plus valoare, precum analiza datelor.

Un EPM software tine de gestionarea businessului (analizarea, intelegerea si raportarea afacerii), iar un soft ERP presupune operarea afacerii prin planificarea resurselor, vizand activitatile tranzactionale de zi cu zi. Cu toate acestea, un soft EPM este deseori conectat de solutiile de planificare a resurselor. Un EPM vine in completarea sistemului ERP, oferind, pe langa datele operationale furnizate de acesta din urma, o viziune mai clara asupra afacerii, prin intermediul capabilitatilor de predictie si analiza vizuala a informatiilor. Astfel, cu un EPM integrat cu ERP companiile obtin mai mult control asupra afacerii, fiind capabile sa anticipeze directiile potrivite de business.

Pentru a determina necesitatea unui EPM, in prima faza este necesara o examinare a capabilitatilor de raportare si analiza din cadrul aplicatiilor curente utilizate de companie (softuri de contabillitate, pontaj & facturare, cheltuieli de deplasare, CRM, planificare, payroll & HR etc.). Un factor determinant tine si de cate foi de calcul in Excel e nevoie pentru listarea si analiza datelor si cat este de util programul Excel pentru sumarizarea si consolidarea datelor din aplicatiile mentionate mai sus. Daca structura actuala determina compania sa foloseasca mai multe sisteme pentru analiza si evaluarea afacerii si presupune multiple rapoarte, atunci acest aspect poate fi considerat un semn ca businessul are nevoie de un soft EPM.

De asemenea, daca organizatia foloseste de regula fisierele Excel pentru evaluare, raportare si planificarea businessului, atunci compania ar putea beneficia de functionalitatile unei solutii de business performance management. Cand o organizatie are multiple sisteme si utilizeaza Excel pentru a conecta datele din aceste aplicatii in vederea emiterii de evaluari si rapoarte asupra performantei businessului, rezultatele de regula nu sunt consecvente, iar acest lucru poate afecta negativ compania.

Top situatii intalnite in companiile care nu utilizeaza un soft EPM:

• Informatiile sunt dispersate si exista mai multe versiuni de documente
• Utilizarea de multiple sisteme & spreadsheeturi & lipsa controlului si integrarii
• Analiza numarului mare de KPI si realizarea de rapoarte si analize comparative necesita prea mult timp
• Realizarea previziunilor se face cu dificultate, necesita mult timp si determina erori
• Lipsa de flexibilitate si imposibilitatea simularii rapide a scenariilor de business

Primele sisteme software EPM au aparut in anii 1970, fiind vorba despre niste aplicatii software de baza pentru contabilitate. Prin 1980 au intrat pe piata primele solutii de foi de calcul, departamentele financiare putand astfel sa inlocuiasca foile manuale de lucru si sa automatizeze crearea bugetului si a raportarii. Dupa aparitia e-mailului, prin anii 1990, pe partea de bugetare si raportare s-a inregistrat o mai buna colectare a informatiilor, dar si o imbunatatire a colaborarii.

Procesele privind consolidarea si raportarea financiara au intrat intr-o zona de automatizare cu ajutorul solutiilor EPM de la vremea respectiva (IMRS Micro Control, Hyperion Enterprise si Hyperion Pillar). Mai departe, s-a produs trecerea de la Windows la browser web, dupa care, prin 2010, a aparut posibilitatea de migrare in cloud, organizatiile avand astfel posibilitatea de a alege fie sisteme On Premises, fie aplicatii bazate pe cloud, in functie de preferinte.

Sistemele EPM au devenit din ce in ce mai performante, simplificand si optimizand o gama larga de procese prin automatizare, astfel incat, in prezent, companiile sa poata dedica mai mult timp activitatilor care aduc plus valoare afacerii.

Noile sisteme EPM de pe piata au la baza AI (Artificial Intelligence) si invatarea asistata de computer, ceea ce duce la identificarea rapida de modele/tipare si informatii pastrate in istoricul de date, ajutand astfel organizatiile sa ajunga la decizii mai bune de business intr-un timp mult mai scurt.

Flexibilitatea este o caracteristica principala a unei solutii de tip EPM software. De aceea, va sustine usor transformarile prin care trece un business, indiferent daca factorii care duc la producerea modificarilor sunt interni sau externi. Reactia rapida si adaptabilitatea la schimbarile continue din piata le va permite organizatiilor sa ramana relevante in contextul economic actual si sa raspunda eficient oricaror provocari.

Un sistem EPM inlocuieste fisierele Excel, eliminand dezavantajele pe care le au acestea, precum: lipsa de acuratete si probabilitatea mare de eroare, intuitivitatea scazuta s.a.m.d.

Totodata, solutiile de business performance management incurajeaza colaborarea, toti angajatii avand acces la aceeasi platforma si aceleasi date. Importanta unui EPM in companie vine si prin prisma faptului ca astfel de sisteme permit generarea de scenarii what-if, oferind totodata posibilitatea de a compara diferite versiuni de bugete pentru a identifica varianta care se potriveste cel mai bine obiectivelor companiei.

Cu un soft EPM, organizatiile pot implementa si personaliza fluxuri de lucru, de la cele simple de aprobare (pentru a asigura corectitudinea datelor introduse) si pana la procese complexe de bugetare, multi-companie si multi-valuta. In plus, prin utilizarea unui EPM software, companiile au un mod extrem de intuitiv de prezentare a datelor, datorita dashboardurilor interactive de care dispun.

Performance management software, prin functionalitatile de care dispune, permite automatizarea si gestionarea simpla a proceselor de:

Valoarea unui corporate performance management software se observa usor in rezultatele exceptionale obtinute de afaceri dupa utilizarea unor astfel de solutii, un soft EPM / BPM performant oferind o excelenta rentabilitate a investitiei (ROI – Return on Investment). Asadar, beneficiile majore aduse de solutiile de tip BPM software permit companiilor sa recupereze rapid suma investita in costul unui sistem de business performance management, determinand o imbunatatire semnificativa a performantei in afaceri.

Pentru ca un BPM software sa fie considerat cel mai bun soft pentru managementul performantei companiei, acesta trebuie sa fie capabil sa livreze rezultate precum:

• Reducerea cu pana la 50% a timpului de organizare si prelucrare a datelor financiare
• Accesul rapid la informatii cheie cu privire la activitatile companiei
• Inlocuirea facila a fisierelor Excel si scaderea timpului dedicat raportarii si analizelor
• Control sporit si vizibilitate asupra finantelor companiei (venituri / cheltuieli)
• Identificarea rapida de solutii prin prelucrarea si livrarea rapoartelor intr-un timp scurt
• Depistarea celor mai bune decizii folosind simulari si analize de tip what-if
• Optimizarea fluxurilor de lucru prin organizarea datelor din diferite departamente